Cuando se tiene un negocio siempre es importante llevar una buena contabilidad. No importa si se contratan los servicios de una gestoría para tener todo al día y no olvidar realizar ningún pago, tener unos libros de cuentas y encargarse de anotar todas las entradas y salidas ayudará a saber en cada momento el estado de salud del negocio.
Esto ayudará a tomar decisiones, ya que si se deja todo en manos de una gestoría es fácil que cuando se nos presenten pagos como el trimestral del IVA no hayamos llevado correctamente la cuenta y no tengamos reservado el dinero para hacerle frente. Un error frecuente en muchos negocios es gastar el dinero que entra en caja sin llevar un estricto control y una planificación meticulosa. Ya que, al no tener una previsión de gastos, no puedes afrontar los pagos que se deben realizar todos los meses.
Un libro para llevar las cuentas a mano
Lo primero con lo que hay que contar es con un libro de contabilidad de los de toda la vida en el cual se anoten todas las entradas y todas las salidas de caja. Es la manera más rápida y efectiva de que no se olvide nada, ya que ese libro debe de estar siempre en el bar con nosotros. Si se paga un recibo a un proveedor se anota al momento y, al final del día, se anota lo que se retira de la caja.
Esto ayudará a, por ejemplo, saber qué días la caja es más floja analizando varias semanas diferentes para poder llevar a cabo campañas que ayuden a aumentar las ventas esos días en concreto. O también nos ayudará a ver, de forma rápida, si las ventas están aumentando o descendiendo en un periodo concreto.
Un programa de facturación
Aunque llevar las cuentas en un libro es interesante y ayuda a ver los movimientos de caja, también se debe de llevar a cabo la contabilidad a través de un programa de facturación, porque así será mucho más fácil trabajar con el gestor.
El programa de facturación puede ser en línea para que así podamos introducir los datos desde el ordenador que tengamos en el local o desde el de casa indistintamente y siempre se puedan comprobar los datos sin problema. Si somos rigurosos con el programa de facturación, puede servirle al gestor para llevar la contabilidad sin que tengamos que acudir a la gestoría de manera regular.
¿Cómo quieres tributar?
Cuando se monta un negocio hay que decidir si se quieren llevar las cuentas de cara a Hacienda mediante un sistema de estimación directa o de estimación objetiva, también llamada declaración por módulos.
El método de estimación directa elegido generalmente por este tipo de locales es el simplificado, que es al que pueden acogerse los locales que no ganan más de 600.000 euros al año. Si es el caso, no tendrás que realizar la contabilidad por el método de comercio sino tan solo mediante los libros oficiales.
El método por módulos o de estimación objetiva consiste en pagar a Hacienda una cantidad fija cada trimestre, que no variará si se gana más dinero pero tampoco si se tienen pérdidas. Para poder acogerse a este método hay que cumplir con una serie de condiciones.
Aunque el gestor podrá estudiar cada caso en concreto y ofrecer su consejo, normalmente el método de estimación directa es más rentable para un bar que el método por módulos.
¿Cómo se contabilizan los ingresos de las máquinas tragaperras?
Todo depende del sistema que hayas escogido para pagar a Hacienda. Si estás por el método de módulos, no tendrás que hacer nada a mayores, estarás pagando una cantidad fija que incluye todos los ingresos que puedas tener. Pero si estás pagando por estimación directa, entonces tendrás que declarar las ganancias que hayas obtenido con las tragaperras.
Las ganancias se calculan en función de lo que te corresponde de la recaudación de las máquinas menos los gastos que soportes por la misma en caso de que tengas algún gasto. Tanto los ingresos como los gastos tendrás que justificarlos con las correspondientes facturas.
Hay que tener en cuenta el método de reparto entre la E.O (empresa operadora) y el dueño del bar, pues según el acuerdo será la prestación de servicios o explotación de negocio en común. El propietario del del bar debe girar factura a la empresa operadora por este concepto con su IVA correspondiente.
Aunque desde hace escasamente dos meses el TSJ ha dictado una sentencia dónde indica que; todas las operaciones con Máquinas tipo B en hostelería deben considerarse como prestación de servicio.
Pago de alquiler y préstamos
Gran parte de los gastos cuando se monta un bar son el alquiler del local, el pago de las letras del préstamo para poner a funcionar el negocio y el pago de autónomos. El pago de alquiler y los préstamos que se hayan pedido para su acondicionamiento pueden suponer importantes desgravaciones en Hacienda y hay que tenerlos en cuenta cuando se presenta el IRPF.
El dinero de estos pagos, junto con la luz y el agua, debe de ser lo primero que se separe de lo que se va ganando para asegurarse de que se van a poder realizar estos abonos.
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